O eSocial é uma ação conjunta dos seguintes órgãos e entidades do governo federal: Secretaria da Receita Federal do Brasil – RFB, Caixa Econômica Federal, Instituto Nacional do Seguro Social – INSS, Ministério do Trabalho E Previdência Social, e a Secretaria da Receita Federal do Brasil – RFB.
Por meio desse sistema, os empregadores passarão a comunicar ao Governo, de forma unificada, as informações relativas aos trabalhadores, como vínculos, contribuições previdenciárias, folha de pagamento, comunicações de acidente de trabalho, aviso prévio, escriturações fiscais e informações sobre o FGTS. O Decreto nº 8373/2014 instituiu o Sistema de Escrituração Digital das Obrigações Fiscais, Previdenciárias e Trabalhistas (eSocial).
A implantação do eSocial viabilizará a garantia aos diretos previdenciários e trabalhistas, racionalizará e simplificará o cumprimento de obrigações, eliminará a redundância nas informações prestadas pelas pessoas físicas e jurídicas, e aprimorará a qualidade das informações das relações de trabalho, previdenciárias e tributárias.
Todas as rotinas trabalhistas como admissões, aviso e pagamento de férias, desligamentos deverão seguir rigorosamente as Leis Trabalhistas.
Será necessário fazer um planejamento e as informações deverão ser enviadas em tempo real.
No caso de admissões, por exemplo, as informações trabalhistas deverão ser transmitidas um dia antes de o funcionário iniciar o trabalho.
O aviso de férias deve ser assinado com 30 dias de antecedência do início das férias.
Não será permitido receber as férias e continuar trabalhando.
Atenção às horas extras, de acordo com o Art. 59 do Decreto 5.452 de 01 de maio de 2003: A duração diária do trabalho poderá ser acrescida de horas, em número não excedente de duas horas, por acordo individual, convenção coletiva ou acordo coletivo de trabalho (Redação dada pela Lei nº 13.467, de 2017 (vigência).
As contratações nos condomínios e associações serão informadas no eSocial ANTES da Admissão!
A documentação completa dos novos empregados precisa chegar à administradora DOIS DIAS ANTES da admissão.
Colaborador no Condomínio somente com registro.
É responsabilidade do empregador informar as alterações existentes no contrato de trabalho e nos dados cadastrais do trabalhador durante a vigência do vínculo empregatício, como prevê o artigo 41, parágrafo único da CLT.
Sempre que houver alteração de endereço, estado civil, grau de instrução e outros, a administradora deve ser informada, NO MESMO MÊS, para envio ao eSocial.
Segundo o artigo 168 da CLT, regulamentado pela NR (Norma Regulamentadora) nº 7 do Ministério do Trabalho e Emprego (MTE), é necessária a realização dos seguintes exames médicos nos empregados:
Exame Admissional: ANTES da admissão;
Exame Periódico: nos prazos previstos;
Exame Demissional: LOGO APÓS o comunicado do desligamento. Caso este exame apresente o resultado INAPTO, o empregado não poderá ser dispensado, devendo ser encaminhado para perícia do INSS;
Exame de Mudança de Cargo: deve ser feito ANTES DA MUDANÇA;
Exame de Retorno de Afastamento: deve ser feito no PRIMEIRO DIA IMEDIATO DE RETORNO, em caso de afastamentos por 30 dias ou mais em doença, acidente ou parto;
Exames complementares: conforme previsto nos laudos, se houver necessidade, o empregado deverá fazer os exames complementares dentro dos prazos previstos.
A CAT passará a ser elaborada dentro do eSocial. Para isso, será necessário informar todos os acidentes de trabalho no mesmo dia (em caso de morte) ou no primeiro dia útil após o acidente. O Departamento Pessoal deverá ser informado imediatamente para que seja feita a transmissão dos dados ao eSocial.
O PPP passará a ser eletrônico a partir do eSocial e ele contém todas as atividades que o empregado desempenha.
Caso haja alguma alteração de atividades ou risco do empregado, será necessário informar ainda dentro do mesmo mês para que seja enviado ao eSocial.
O trabalhador terá acesso aos dados do seu PPP.
Quando o colaborador se afasta (auxílio-doença, licença-maternidade, dentre outros), isso impacta seus direitos trabalhistas e previdenciários e também suas obrigações tributárias.
Afastamentos, com atestado médico, iguais ou superiores a 03 (três) dias deverão ser informados no eSocial.
Outros afastamentos como licença-maternidade, acidente de trabalho, etc., também precisarão ser informados.
Os atestados deverão ser encaminhados para o WhatsApp do Depto. Pessoal (11) 932243116, TÃO LOGO OCORRAM.
Os empregados afastados por mais de 30 dias por doença, acidente de trabalho ou parto deverão fazer OBRIGATORIAMENTE o exame médico de retorno ao trabalho.
O empregado deve entregar o atestado preferencialmente em até 48 horas após o retorno ao trabalho.
Os pedidos de demissão devem ser informados ao Departamento Pessoal no mesmo dia.
Caso refira-se ao Término de Contrato de Experiência, o desligamento deve ser informado à administradora 3 (três) dias antes, para elaborar a rescisão contratual.
Nas dispensas (Aviso Prévio dado pelo Empregador), também deverão ser informados ao Departamento Pessoal com 03 (três) dias de antecedência para elaborar o aviso.
Em todos os casos, o empregado deve fazer o Exame Demissional.
As férias devem ser avisadas com 30 (trinta) dias de antecedência ao trabalhador, conforme consta na CLT.
As férias devem ser pagas com 2 (dois) dias antes do início do gozo.
Os pagamentos serão informados no eSocial, no mês do pagamento. O afastamento e o retorno das férias também serão informados no eSocial.
As escalas serão enviadas nos meses de janeiro e agosto e devem ser informados os períodos de fruição para o ano.
Os avisos de férias serão enviados com 40 (quarenta) dias de antecedência prevista, para que o empregador não seja autuado.
É importante definir uma estratégia para cobertura das férias, pois um dos controles do eSocial será sobre o teto permitido de apenas 2 horas extras diárias por funcionário.
Será necessário solicitar ao contribuinte individual autônomo ANTES DA CONTRATAÇÃO:
- Fazer a Qualificação Cadastral – se houver erro não conseguiremos informar no eSocial;
- CPF
- PIS/PASEP/NIT
- Data de nascimento
- Naturalidade
Sugerimos que sempre seja um CONTRATO com o prestador de serviços, para evitar divergências de opiniões” se houver fiscalização ou mesmo autuações, pois, será necessário informar o início do trabalho e o término, além das informações referentes aos valores e tributos envolvidos.
A transmissão de informações retroativas, atrasadas ou com datas erradas pode colocar o condomínio em risco de sofrer autuações e multas.
Ao contratar empresas tipo MEI para serviços de Hidráulica, Elétrica, Pintura, Carpintaria, Alvenaria, Manutenção ou Reparo de Veículos, será necessário informa-lo no eSocial.
Nos serviços citados, haverá pagamento de contribuição patronal previdenciária no valor de 20% da remuneração paga ao MEI.
Deve ser solicitado o número do PIS/PASEP ou NIT, assim como deve ser feita previamente a Qualificação Cadastral.
Da mesma maneira que os profissionais autônomos, é importante fazer com antecedência a Qualificação Cadastral.
O LTCAT é um laudo técnico das condições do ambiente de trabalho que visa reportar as condições do meio ambiente de trabalho do empregado. Este laudo é obrigatório e tem que ser transmitido ao eSocial. Precisa ser renovado sempre que houver alterações no ambiente de trabalho.
Precisa estra à disposição, no condomínio, para a eventualidade de fiscalização.
Na contratação de empresas terceirizadas com cessão de mão de obra, os laudos deverão ser entregues (cópia), para que a empresa informe o seu ambiente com riscos (IN RFB 971/09, art. 291).
Este laudo é importante para a definição dos EPI (Equipamentos de Proteção Individual) que deverão ser, eventualmente, utilizados pelos empregados.
Haverá controle a partir de várias informações que serão transmitidas ao sistema como por exemplo o LTCAT, os números dos certificados de aprovação (CA) que serão informados ao eSocial no momento da compra dos EPI’s.
O condomínio deverá fornecer cursos anuais para garantir que os funcionários estejam orientados sobre o uso dos equipamentos de proteção adequados para as duas funções.
Só poderão ser adquiridos EPI’s que contenham o CA – Certificado de aprovação, emitido pelo Ministério do Trabalho, dentro da data de validade.
Após a definição dos EPI’s necessários, o condomínio precisa controlar em formulário, com assinatura do funcionário, a entrega dos EPI’s aos mesmos.
Embora seja obrigação primária da empresa contratada, é importante observar se funcionários terceirizados estão utilizando os EPI’s adequadamente.
Mais detalhes:
- O Empregador é responsável pela compra do EPI;
- O empregador deve exigir que o funcionário utilize o EPI;
- Fornecer EPI com CA:
- Orientar e treinar o funcionário sobre o uso correto do EPI;
- Substituir o EPI danificado;
- Entregar novo EPI em caso de perda pelo funcionário;
- Verificar se o empregado está conservando bem o EPI;
- Colher assinatura do funcionário no recibo de entrega dos EPI’s;
- Funcionário deve imediatamente informar se o EPI estiver danificado.
Certificado Digital é item obrigatório para a comunicação com o ambiente do eSocial para enviar as informações ao eSocial, de forma que o mesmo deverá ser renovado sempre que necessário.
Entre em contato com o nosso Departamento Pessoal.